GuilleSQL :: Microsoft SQL Server, SSIS, y más !!

MOSS 2007: Desproteger y Proteger Documentos (Checkout y Checkin), Versionado y Aprobación de Contenido (Content Approval)


Este Artículo realiza una introducción a las funcionalidades de Desprotección y Protección de Documentos en Librerías de Documentos MOSS, así como también trata otras funcionalidades relacionadas como el Versionado (en sus distintos tipos) y la Aprobación de Contenidos (Content Approbal) de MOSS. ¿Cómo utilizar la Desprotección y Protección de Documentos en MOSS? ¿Cómo utilizar el Versionado y la Aprobación de Contenidos (Content Approval) de MOSS? ¿Qué diferencia existe entre versiones Major y Minor? ¿Qué es la local draft folder?

Las Librerías de Documentos de MOSS 2007 ofrecen la posibilidad de desproteger y proteger documentos (Checkout y Checkin). De este modo, un usuario puede desproteger un documento (Checkout), trabajar sobre dicho documento durante varios días, y finalmente actualizar el documento en MOSS y protegerlo (Checkin). La ventaja de trabajar de este modo es la siguiente:

  • Mientras el usuario mantiene el documento desprotegido (checkout), el resto de usuarios sólo podrán acceder al documento en modo sólo lectura, evitando así, que múltiples usuarios modifiquen el documento sobrescribiendo los cambios realizados por sus propios compañeros.
  • Una vez el usuario protege el documento (checkin), el resto de usuarios volverán a tener la posibilidad de modificarlo, si así lo requieren. De este modo, se evitan modificaciones descontroladas que puedan involucrar la pérdida de los cambios previos realizados por otros usuarios.

Esta forma de trabajo (desproteger y proteger, también conocida como Checkout y Checkin) no es nueva. En la anterior versión de SharePoint (SharePoint Server 2003 y/o Windows SharePoint Services 2.0) también era posible trabajas así. De hecho, esta es la forma de trabajar en otros entornos, como por ejemplo en sistemas de control de código fuente, como es el caso de Visual Source Safe (para los amantes de Visual Studio) e imagino que será más de lo mismo con Team Foundation Server (TFS), aunque este último no lo he probado.

En cualquier caso, desproteger y proteger documentos en MOSS, tiene alguna otra pequeña ventaja y/o detalles, como por ejemplo:

  • Al desproteger un documento (Checkout), por defecto se hace una copia local, dentro de la carpeta Mis Documentos (My Documents). En esta ubicación, se crea una subcarpeta SharePoint Drafts (también conocida como local draft folder), la cual almacenará las copias desprotegidas de documentos de MOSS. Así, mientras mantenemos desprotegido el documento, las modificaciones que hagamos no serán visibles por el resto de usuarios.

    Si desprotegimos el documento utilizando una copia local (SharePoint Drafts), las modificaciones que hagamos se realizarán sobre esta copia, y será durante la protección del documento (Checkin) cuando se subirá el contenido actualizado a MOSS (eliminándose la copia local de SharePoint Drafts). Si desprotegimos el documento sin utilizar una copia local, las modificaciones sobre el mismo se realizarán sobre MOSS, aunque esto será transparente para los usuarios, que sólo podrán ver la última versión protegida.

  • Al volver a proteger un documento (Checkin) puede asociarse un comentario en dicha protección (ej: resumen o descripción de la modificación realizada en el documento). Esta información adicional o metadatos, puede resultar de utilidad en el seguimiento de cambios de los documentos almacenados en MOSS.

Aprovecho para comentar una duda típica ¿Dónde está local draft folder? ¿En qué ubicación está la local draft folder de SharePoint? Como comentamos, se trata del subdirectorio SharePoint Drafts, que encontraremos en Mis Documentos (My Documents) de nuestro PC, es decir, del PC que utilizamos en la desprotección.

Por defecto, no es necesario desproteger un documento para poder editarlo. Por lo tanto, sería posible abrir un documento de una librería de documentos de MOSS, modificarlo libremente, y guardar los cambios directamente sobre MOSS (sobrescribiendo), todo ello sin necesidad de desproteger el documento y de volverlo a proteger. Sin embargo, si el usuario lo desea, puede desproteger el documento manualmente.

En caso de que sea necesario, también es posible obligar a desproteger (checkout) los documentos antes de poder editarlos. Esto se configura a nivel de Librería de Documentos, por lo cual, cada Librería de Documentos puede tener una configuración distinta al respecto. Para realizar esta tarea de configuración, deberemos editar las propiedades de la Librería de Documentos (Settings -> Document Library Settings), como se muestra en la siguiente pantalla capturada.

Seguidamente, utilizaremos la opción Versioning settings, como se muestra en la siguiente pantalla capturada.

Y por fin, encontramos la opción que buscamos, Require Check Out. Para obligar a desproteger (checkout) los documentos antes de que puedan ser editados, será necesario establecer la opción Require Check Out al valor Yes, como se muestra en la siguiente pantalla capturada.

Realizada esta configuración, habremos conseguido nuestro objetivo. Ahora, al abrir un documento de la Librería de Documentos que acabamos de configurar, sólo tendremos dos opciones:

  • Abrir el documento en modo sólo lectura.
  • Desproteger (Checkout) el documento y editarlo.

A continuación se muestra una pantalla capturada de estas dos opciones.

Por último, nos queda hablar del Versionado. El Versionado facilita el almacenamiento de múltiples versiones de los documentos en una Librería de Documentos de MOSS, de forma que se consiga mantener un histórico de versiones o cambios. En muchas ocasiones, resulta de gran utilidad habilitar juntos el Versionado y la obligatoriedad de Desprotección y Protección de Documentos. MOSS 2007 permite tres tipos de Versionado:

  • None. Implica que no se utiliza el Versionado, por lo cual, las nuevas versiones sobrescribirán a las anteriores. No se mantiene histórico de ningún tipo.

  • Major Versions Only. Utiliza un método de versionado sencillo, en el cual se pueden almacenar múltiples versiones de un documento, las cuales se numerarán con valores numéricos enteros (ej: 1, 2, 3, etc.). Para optimiza la gestión del almacenamiento, puede configurar el número máximo de versiones que desean almacenarse.

    En caso de utilizar Aprobación de Contenidos (Content Approval), será posible configurar qué usuarios se desea que vean las versiones de borrador, pudiendo elegir entre todos los usuarios, sólo los usuarios con permiso de edición, o sólo los usuarios que pueden aprobar elementos.

  • Major and Minor Versions. Utiliza un método de versionado más complejo, permitiendo el almacenamiento de versiones definitivas (Major Versions, ej: 1.0, 2.0, 3.0, etc.) y versiones de borrador (Minor Versions, ej: 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, etc.). Para optimiza la gestión del almacenamiento, puede configurar el número máximo de versiones que desean almacenarse.

    Se puede configurar qué usuarios se desea que vean las versiones de borrador (Minor Versions), pudiendo elegir entre todos los usuarios, sólo los usuarios con permiso de edición, o sólo los usuarios que pueden aprobar elementos (esta última opción sólo en caso de utilizar Aprobación de Contenidos - Content Approval).

Para habilitar o deshabilitar el Versionado en una Librería de Documentos, seguiremos los mismos pasos que vimos anteriormente para habilitar la obligatoriedad del Checkout y Checkin, aunque las opciones que manejaremos son otras, como se puede observar en la siguiente pantalla capturada:

Principalmente, podemos configurar:

  • Qué tipo de versionado deseamos (No versioning, Create major versions, Create major and minor (draft) versions).
  • Opcionalmenet, limitar el número de versiones almacenadas (limitar el número de major versions, y limitar el número de borradores - drafts).
  • Configurar que usuarios pueden ver los borradores (Any user who can read ítems, Only users who can edit ítems, Only users who can approve items).

Una vez que hemos habilitado el Versionado sobre una Librería de Documentos, es posible mostrar las versiones existentes para cualquier documento, con la opción Version History del menú contextual, como se muestra en la siguiente pantalla capturada.

Por ultimo, comentar que también podemos configurar la Aprobación de Contenidos - Content Approval. Esta funcionalidad, permite que al publicar una nueva versión definitiva (major version), se requerida su aprobación por un usuario con permisos de aprobación. De este modo, un autor de contenidos, puede estar trabajando sobre un documento, generando múltiples versiones de borrador. Finalmente, el autor solicita la publicación de su borrador. En este momento, dicha versión pasa de estar en estado borrador (draft) a estado pendiente (pending), siendo necesario que un usuario apruebe dicho documento para que finalmente alcance el estado de versión definitiva (major version).


[Fecha del Artículo (UTC): 27/07/2009]
[Autor: GuilleSQL]



Escribir un Comentario

Para poder escribir un comentario, debe Iniciar Sesión con un usuario.

Si no dispone de un usuario, puede Registrarse y hacerse miembro.

Si dispone de un usuario, pero no recuerda sus credenciales de acceso, puede Restablecer su Contraseña.

Miembros de
Miembros de GITCA (Global IT Community Association)

Menu de Usuario
  Iniciar Sesión
  Registrarse
  Restablecer Contraseña
  Ventajas de Registrarse

Acerca de
  Contigo desde Oct 2007
  771 usuarios registrados
  86146 pageloads/mes
  Ranking Alexa 498160

Social Networks
Sigue a Portal GuilleSQL en Linkedin !!
Sigue a Portal GuilleSQL en Twitter !!



Archivo

Mayo de 2018 (4)
Abril de 2018 (3)
Marzo de 2018 (2)
Febrero de 2018 (7)
Enero de 2018 (1)
Diciembre de 2017 (15)
Noviembre de 2017 (7)
Junio de 2017 (3)
Mayo de 2017 (1)
Marzo de 2017 (3)
Enero de 2017 (4)
Junio de 2016 (1)
Mayo de 2016 (2)
Abril de 2016 (2)
Septiembre de 2015 (2)
Agosto de 2015 (2)
Junio de 2015 (10)
Mayo de 2015 (4)
Abril de 2015 (8)
Marzo de 2015 (11)
Octubre de 2014 (3)
Septiembre de 2014 (7)
Agosto de 2014 (5)
Julio de 2014 (2)
Mayo de 2014 (4)
Abril de 2014 (4)
Marzo de 2014 (4)
Febrero de 2014 (1)
Enero de 2014 (5)
Diciembre de 2013 (8)
Noviembre de 2013 (2)
Octubre de 2013 (7)
Septiembre de 2013 (6)
Agosto de 2013 (1)
Julio de 2013 (6)
Junio de 2013 (11)
Mayo de 2013 (7)
Abril de 2013 (6)
Febrero de 2013 (5)
Enero de 2013 (7)
Diciembre de 2012 (12)
Noviembre de 2012 (13)
Octubre de 2012 (5)
Septiembre de 2012 (3)
Agosto de 2012 (6)
Julio de 2012 (4)
Junio de 2012 (1)
Mayo de 2012 (2)
Abril de 2012 (7)
Marzo de 2012 (16)
Febrero de 2012 (9)
Enero de 2012 (5)
Diciembre de 2011 (10)
Noviembre de 2011 (10)
Octubre de 2011 (4)
Septiembre de 2011 (5)
Agosto de 2011 (2)
Julio de 2011 (2)
Junio de 2011 (4)
Mayo de 2011 (2)
Abril de 2011 (6)
Marzo de 2011 (4)
Febrero de 2011 (10)
Enero de 2011 (5)
Diciembre de 2010 (6)
Noviembre de 2010 (4)
Octubre de 2010 (8)
Septiembre de 2010 (4)
Agosto de 2010 (1)
Julio de 2010 (3)
Mayo de 2010 (5)
Abril de 2010 (6)
Marzo de 2010 (8)
Febrero de 2010 (3)
Enero de 2010 (1)
Diciembre de 2009 (9)
Noviembre de 2009 (14)
Octubre de 2009 (2)
Septiembre de 2009 (8)
Agosto de 2009 (2)
Julio de 2009 (10)
Junio de 2009 (9)
Mayo de 2009 (10)
Abril de 2009 (9)
Marzo de 2009 (3)
Febrero de 2009 (2)
Enero de 2009 (3)
Noviembre de 2008 (2)
Octubre de 2008 (2)
Septiembre de 2008 (2)
Agosto de 2008 (5)
Julio de 2008 (5)
Junio de 2008 (1)
Mayo de 2008 (3)
Abril de 2008 (2)
Marzo de 2008 (2)
Febrero de 2008 (2)
Enero de 2008 (5)
Noviembre de 2007 (2)
Octubre de 2007 (2)






Esta información se proporciona "como está" sin garantías de ninguna clase, y no otorga ningún derecho.
This information is provided "AS IS" with no warranties, and confers no rights.

Copyright © 2007 GuilleSQL, todos los derechos reservados.
GuilleSQL.com y GuilleSQL.net son también parte de Portal GuilleSQL.

Visitas recibidas (Page Loads) en GuilleSQL (fuente: StatCounter):

screen resolution stats
Visitas