Básicamente, existen tres métodos o clientes de acceso a Microsoft Dynamics CRM 4.0.

• Utilizando Internet Explorer. Se trata del método más básico de acceso. A través de Internet Explorer podemos acceder a la Aplicación Web de Microsoft Dynamics CRM, realizar configuraciones, consulta/alta/baja/modificación de entidades (ej: cuentas, contactos, oportunidades, campañas, etc.), ejecutar informes, etc. No es el método recomendado, pero no quita, que en algún momento nos pueda resultar de interés acceder a través de un navegador. Está soportado con IE 6.0 SP1, IE7 e IE8.
• Utilizando el Cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook (Recomendado). Integra la Aplicación Web de Microsoft Dynamics CRM dentro de Microsoft Outlook, incorporando una barra de herramientas, un conjunto de carpetas de correo (al estilo Exchange Server), un nuevo menú. Esto de por sí resulta cómodo, ya que el Outlook es una aplicación que siempre tendremos abierta, sin embargo, adicionalmente ofrece otras ventajas como por ejemplo la sincronización entre Microsoft Dynamics CRM y Microsoft Outlook (ej: nuestros contactos de Microsoft Dynamics CRM, se sincronizarán/copiaran como contactos de Outlook automáticamente). Además, también es posible que los correos electrónicos que recibamos en Microsoft Outlook se registren dentro de Microsoft Dynamics CRM (es decir, tendremos un correo electrónico en Microsoft Outlook, y además, tendremos un registro correspondiente a dicho correo dentro de Microsoft Dynamics CRM), podremos relacionar los correos con las oportunidades (y con otras entidades de CRM), etc. Esta, es la forma natural de trabajar con Microsoft Dynamics CRM. Microsoft Dynamics CRM for Outlook está certificado como Citrix-Ready con Citrix Presentation Server 4.5, y está soportado con Terminal Services. Además, soporta Roaming User Profiles.
• Utilizando el Cliente OffLine de Microsoft Dynamics CRM para Outlook. Se trata de una versión más pesada del Cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook, que permite poder trabajar sin conexión. Para ello, requiere de un SQL Server Express (está claro, en algún sitio deberán persistir los datos, para cuando se trabaje desconectado). No está soportado para ser ejecutado a través de Terminal Services ni de Citrix.

Al margen de estos tres tipos de accesos básicos, es posible que podamos acceder a Microsoft Dynamics CRM a través de alguna aplicación personalizada adicional, a través de algún sistema de sincronización de datos (ej: para sincronizar datos entre Microsoft Dynamics CRM y Axapta), a través de informes personalizados de Reporting Services, etc.

Sin embargo, quizás el acceso más utilizado por los clientes de Microsoft Dynamics CRM 4.0 sea el acceso a través del Cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook, con la ventaja de la integración de CRM en el propio Outlook, muy cómodo para los usuarios típicos de CRM.

A continuación se muestra el proceso de instalación y configuración básica del Cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook (no tiene grandes secretos) sobre una máquina con Windows Server 2003 R2 SP2 con Office 2007 SP2, para finalmente incluir un pantallazo del mismo, es decir, de Microsoft Outlook (tampoco tiene grandes secretos, pero creo que es interesante para quienes estén empezando a conocer Microsoft Dynamics CRM). Empezamos.

Desde la media de Microsoft Dynamics CRM, en la pantalla de Splash, seleccionaremos la opción Install Microsoft Dynamics CRM for Outlook.

En la pantalla Select Components to Install, seleccionaremos la opción Install Microsoft Dynamics CRM for Outlook. Click Next para continuar.

Aceptaremos los términos de licencia. Click Next para continuar.

En la pantalla Install Required Components, click en Install para instalar dichos requisitos.

Una vez finalizada su instalación, click Next para continuar.

En la pantalla Select Installation Location, seleccionaremos la ruta en la que deseamos instalar el Cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook, y click Next para continuar.

En la pantalla System Requirements, cabe la posibilidad de que se nos muestre un aviso recomendándonos que nos demos un paseo por Windows Update.

Podemos mostrar los detalles de dicho aviso (http://support.microsoft.com/kb/928365/en-us)

Click Next para continuar, barrita de progreso al canto, y en breves instantes el Cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook, quedará instalado. Click Close.

Una vez instalado el cliente Microsoft Dynamics CRM para Outlook, tendremos un nuevo grupo de programas.

Abrimos Microsoft Outlook, y podremos observar una nueva barra de herramientas con el botón Configure Microsoft Dynamics CRM for Outlook. Click sobre dicho botón para continuar.

Se abrirá el asistente de configuración del Cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook. Click Next para continuar.

Mensaje acojonativo. Cerramos Microsoft Outlook, click OK, y continuamos con la configuración.

En la pantalla Connect to Microsoft Dynamics CRM, seleccionaremos que nos deseamos conectar a My company (al menos ese es nuestro caso, ya que tenemos una instalación de Microsoft Dynamics CRM 4.0, que es a la que nos deseamos conectar). Click Next para continuar.

En la pantalla Connect to Microsoft Dynamics CRM, especificaremos la URL del Site en el que está montado Microsoft Dynamics CRM 4.0. Podemos especificar dos URLs distintas, para diferenciar el acceso a través de Intranet y de Internet. Click Next para continuar.

En la pantalla Help Us Improve the Customer Experience, tenemos posibilidad de incluirnos en el programa de ayuda de Clientes a Microsoft. Click Next para continuar.

En la pantalla de System Requirements, click Next para continuar.

Y en breves instantes, la instalación del Cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook habrá finalizado. Click Finish.

Realizado todo esto, si ahora volvemos a abrir Microsoft Outlook, podremos encontrar varias diferencias, como por ejemplo el menú CRM, barra de herramientas CRM, y la estructura de carpetas Microsoft Dynamics CRM.

Además, también dispondremos del Microsoft Dynamics CRM Address Book.

Hasta aquí llega este pequeño artículo sobre el Cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook. En las próximas semanas o meses, intentaré publicar más contenidos relacionados con la familia de productos Microsoft Dynamics, en particular con CRM y con Axapta.